Datamapping! Weet u waar de informatie binnen uw organisatie is?

In mijn vorige artikelen heb ik onder andere de rechten van data-subjecten (natuurlijke personen) beschreven. Dit betekent in het kort dat natuurlijke personen het recht hebben om hun gegevens in te zien, op te vragen, te corrigeren en te laten verwijderen (dit laatste alleen als er geen juridische grondslag is voor het bewaren). Omdat organisaties uitvoer moeten geven aan deze rechten is het van belang om te weten waar u de informatie binnen uw organisatie heeft opgeslagen, dit kan goed via datamapping.

Opslaan/bewaren van informatie, hierbij denken we snel aan digitale informatie. Want het is 2018, dus waarom zouden we nog zaken op papier en dossiers bewaren? Maar als we goed inzoomen op onze processen en data-opslag komen we nog een schat aan informatie tegen op traditioneel papier. Denk bijvoorbeeld aan c.v’s van medewerkers, arbeidscontracten, gebruikersovereenkomsten, regelementen, onderhoudscontracten, verwijskaarten, inschrijfformulieren, spaaracties, etc. Daarnaast slaan we heel veel informatie digitaal op en vaak onbedoeld op meerdere digitale locaties.

Laten we fictief off- en online data-spoor van een gemiddelde sollicitant in een gemiddelde organisatie volgen. Hieronder vindt u een opsomming van de data-stromen en opslag:

Een sollicitant komt op uw website terecht om een vacature te bekijken, middels het registeren van cookies slaat u het ip-adres op, vervolgens vult de sollicitant een digitaal sollicitatieformulier in en voegt haar/zijn cv en motivatie toe.
Deze gegevens worden via uw website aan de afdeling recruiting verstuurd.
De recruiter twijfelt over de c.v. en mailt deze naar de manager personeelszaken om te overleggen.
Na dit overleg wordt besloten om het voor te leggen aan de afdelingsmanager, die ontvangt de mail met de c.v. en motivatie van de recruiter.
De manager wil graag de kandidaat spreken en vraagt aan de recruiter om een gesprek in te plannen.
Dit gesprek wordt gepland met de afdelingsmanager en een toekomstige collega, die de c.v. en motivatie ter voorbereiding per mail ontvangt.
De sollicitant komt op gesprek en heeft het gesprek met de afdelingsmanager en mogelijk toekomstige collega, die beide de motivatiebrief en het c.v. geprint hebben en druk aantekeningen maken.
Na het gesprek maakt de afdelingsmanager een samenvatting van het gesprek en bespreekt dit met de manager personeelszaken.
Zij/hij ontvangt een kopie van de samenvatting en het c.v. voorzien van de aantekeningen.
Er wordt besloten om een tweede gesprek in te plannen met de directeur en de manager personeelszaken.
De directeur ontvangt het orginele c.v. en motivatie per email van de recruiter en de aantekeningen vergezeld met de samenvatting en aantekeningen van de manager personeelszaken.
Alle gegevens worden voor het gesprek geprint door zowel de manager personeelszaken en als de directeur.
Na het tweede gesprek wordt besloten om de sollicitant een aanbieding te doen.
Het salaris en overige voorwaarden worden afgestemd en details worden doorgestuurd naar de medewerker personeelszaken, die een contract gaat opstellen.
Dit opgestelde contract wordt ter beoordeling naar manager personeelszaken en de directeur gestuurd.
Na akkoordbevinden wordt het voorstel door de manager personeelszaken gemaild naar de sollicitant, die vervolgens “Ja” zegt tegen de baan en dan van sollicitant wordt gepromoveerd tot medewerker.

In deze 16 stappen, of dit er dan 12 of 18 worden maakt het niet minder interessant, worden de persoonsgegevens gemaild, geprint, besproken en opgeslagen door veel individuele medewerkers. Voor dat de sollicitant is aangenomen is zijn/haar c.v. en motivatie naar 6 verschillende personen binnen de organisatie per mail verstuurd. Het c.v. en de motivatiebrief staat in 6 inboxen en naar alle waarschijnlijkheid ook een veelvoud hiervan in de verzonden items. De geprinte versies verdwijnen in een lade, bij de afdeling personeelszaken wordt deze in een map gedaan en in een afgesloten kast opgeborgen. In deze map wordt ook de aanbiedingsbrief en het contract, dat tevens digitaal verstuurd is binnen de organisatie, opgeslagen.

Zo blijkt een eenvoudig proces al een omvangrijk off- en online gegevensspoor achter te laten.

Door het toepassen van datamapping gaat u niet alleen maar de gegevenssporen in beeld brengen, maar kunt u ook een begin maken met minimaliseren. Door opnieuw het proces in te richten en gebruik te maken van een gezamenlijke opslagplaats op het netwerk voorkomt u een wirwar aan gegevenssporen. Maar bovenal weet u waar de informatie binnen uw organisaties is en hoeft u niet elke fysieke en digitale map ondersteboven te keren.

Wilt u meer informatie of een vrijblijvend gesprek, wij staan altijd voor u klaar!