Efficiency versus Doelbinding.

Onze wereld is vergaand gedigitaliseerd. Is uw persoonlijke data nog persoonlijk? Heeft u in beeld waar uw persoonlijke data vermeld staat, wie toegang heeft tot uw persoonsgegevens, welke organisatie uw data heeft verzameld en al dan niet tegen een vergoeding heeft gedeeld met 1 of meerdere organisaties.

Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik van persoonsgegevens is vanuit efficiency een “verantwoorde” wijze om met persoonsgegevens om te gaan. In dit geval hoef je als organisatie niet meer dan 1 keer de persoonsgegevens op te vragen en vast te leggen. Dit voorkomt tevens dat de persoonsgegevens in verschillende interne databronnen van elkaar afwijken.

De GDPR machtigt in artikel 6.4 de verwerking van persoonsgegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld, maar enkel en alleen als die verwerking verenigbaar is met de doeleinde(n) waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. Als dat het geval is, is er geen andere afzonderlijke rechtsgrond vereist.

Onder een verwerking wordt onder andere verstaan; het verzamelen, vastleggen, wijzigen, controleren en/of verwijderen van persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is elk gegeven dat herleidbaar is naar een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon.

Persoonsgegevens zijn vaak noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van werkzaamheden. In veel gevallen wordt voor een bepaalde uitvoering van een taak een persoonsgegeven opgevraagd binnen de organisatie. Maar heeft de organisatie meerdere kerntaken die niet onder één gelijkluidend doel vallen. In het kader van efficiency wil je als organisatie de reeds verzamelde en vastgelegde persoonsgegevens gebruiken, maar in het kader van doelbinding is dit bij wet (GDPR) niet (meer) toegestaan.

Mag bijvoorbeeld een gemeente, in dit kader de vastgelegde persoonsgegevens (GBA) doorgeven aan haar afdeling Ruimtelijke Ordening? Dit voor een algemeen onderzoek naar recreatie zodat de afdeling Ruimtelijke Ordening gericht de juiste personen kan benaderen, bijvoorbeeld personen in een bepaalde leeftijdscategorie? In mijn optiek is het doel van het vastleggen van de persoonsgegevens in het GBA niet verenigbaar met een algemeen onderzoek van een afdeling Ruimtelijke Ordening.

Zorg voor de juiste doelbindingsgronden binnen uw organisatie en wees u ervan bewust als u meerdere doelen nastreeft, dat u voor deze doelen afzonderlijk de persoonsgegevens verwerkt.